インボイス制度が２０２３年１０月より施行され、もうすぐ１年が経とうとしています。施行後、ルールに則った運用をするために業務運用の見直しを余儀なくされた企業も多いのではないでしょうか？この記事では、リコージャパンとの取引のある中小企業を対象にした「経理業務実態」アンケート調査を元に【企業の業務負荷の内訳】と【業務効率化に繋がるヒント】をご紹介致します。

アンケートの実施期間
■調査概要
方法：オンライン上でのアンケート調査（企画：リコージャパン株式会社）
対象：全国のリコージャパンと取引のある中小企業（年商50億円以下） 57社
期間：2024年5月17日~5月27日
Q1/3は単一回答・Q2は複数回答

Q1．インボイス制度対応により、業務量は増えましたか？

　インボイス制度や電子帳簿保存法対応により、業務が「とても増えた」と回答した割合が42％、「やや増えた」と回答した割合が42%と全体の84%が制度対応による影響を受けていることが明らかになりました。

 

Q2．インボイス制度対応で負担に感じる業務とは？（複数回答）

制度対応により業務量が増えたと回答した企業では、受領インボイス（適格請求書）の記載項目チェックに最も負担を感じていることが分かりました。また、取引先の登録状況管理や保存など、インボイス制度に対応するために必要な「新たな業務」が企業の業務量増加に繋がっています。

　加えて2023年12月に宥恕期間が終了した電子帳簿保存法も業務量の増加に繋がっています。インボイスでは、受領・発行共にやり取りの証拠となる書類（証憑）は保存が必要であり、さらに電子で発送・受領する場合は電子帳簿保存法に対応した形での電子保存が必要になるため、証憑データのアップロードや検索項目のための手入力作業など、これまで無かった業務が法対応のために実施されている状況です。

　また、受領インボイスの記載項目チェックを行った後、取引先から来るインボイス（適格請求書）が正しくない場合は再発行の依頼を行う必要があり、再発行依頼・確認・保存と再度同じことを行うことも負荷増に繋がっています。

【手作業でインボイス制度に対応するために新たに始まった業務】

Q3．経理業務の効率化の必要性を感じるますか？

　制度対応による負担増加により、業務効率化の必要性を「感じる」と回答した割合が60%、「やや感じる」と回答した割合が31％と、全体の91%が経理業務の効率化の必要性を感じ、改善が必要と考えていることがわかりました。

 

　2023年は、インボイス制度・電子帳簿保存法などバックオフィスに関わる法制度に変化がありました。多くの企業では、「“とりあえず” 登録番号はネットで調べれば…」「“とりあえず” 電子取引だけ対応できればいいか」など、法制度の対応に合わせて手作業での業務運用をされています。しかし、インボイス制度や電子帳簿保存法は一過性ではなくこれから先も続く作業となります。“とりあえず”を続けていくと業務は増える一方です。

　ここからは、効率化につながる受領インボイス業務運用を再設計するヒントをご紹介します。

受領インボイス（適格請求書）はAIを使って効率的に

受領インボイスの確認～保存にまつわる業務負荷は、受領請求書・領収書に特化したAI-OCR搭載のクラウドサービスを活用することで大幅に業務効率化を行う事が可能です。

１）受領インボイス（適格請求書）の記載項目チェック

約82％の企業が負担に感じられている記載項目のチェックは、クラウド上にアップロードするだけでAI-OCR等で必要な項目を文字データ化したのち、正しい項目が入っているかなどを自動的に行います。受領担当者が1件ずつ目視で確認することなく、システムが自動で行う事で、確認の作業を最小限することが可能です。取引各社で請求書フォーマット（書式）が異なる面もＡＩによる学習機能で必要な項目を自動抽出します。

２）登録業者かどうかの取引先管理

登録事業者の確認も、文字データ化した情報（適格事業者番号）を元に「国税庁インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」と自動的に照合します。相手先の登録状況を同一画面で確認することが出来るため、仮に請求書の登録番号が間違っていた場合でも直ぐに判別可能となります。

３）法要件に沿ったインボイスの保存

クラウド上にアップロードされたデータは、そのまま電子帳簿保存法に対応した保存が可能となります。検索に必要な「日付」「金額」「会社名」は文字データ化されているので追加で手入力する必要がありません。さらに、訂正削除が行えない仕組みで保存されるため、複雑な運用ルールを定めることなく保存作業を行う事が可能となります。

（＊「電子取引」では事務処理規程の用意が必要です。）

４）経過措置への対応

インボイス制度の免税事業者における経過措置が始まったことにより、帳簿の入力も複雑になっています。単にクラウド上で保存するだけではなく、帳簿に入力するための仕訳情報・企業ごとの税区分もＡＩの学習機能により、入力の負荷を削減します。さらに、会計ソフトへの連携・ネットバンキングデータの同時作成により、インボイスの確認や電子帳簿保存法の対応だけでない【日常業務の効率化】も可能となります。

まとめに

　クラウドサービスの活用によって、お客様の業務は大幅に改善します。リコーでは「RICOH受領請求書サービス」や「BillOne for RICOH」など受領請求書に対応したサービスを数多く取り揃えております。お客様の業務量、業務内容によってサービスやコースを選択することが可能です。

インボイス制度や電子帳簿保存法によって業務が、「増えた」から「減らす」対応へと検討してみてはいかがでしょうか？

また今秋より実施される【郵便料金の価格改定（値上げ）】による請求書発送業務の電子化による業務効率化・経費削減もご検討下さい。（以下、関連資料URLリンク参照）

＜資料ダウンロード＞RICOH 受領請求書/納品書サービス　導入検討ガイド

＜関連資料＞

郵送経費削減に向けた請求管理クラウドサービス「MakeLeaps」

＜執筆担当者＞リコージャパン株式会社　
　　　　　　　　　　デジタルサービス企画本部　EDW企画センター

＜会社概要＞
会社名：リコージャパン株式会社　
　　　　　　デジタルサービス営業本部　栃木支社
代表者：支社長 田口　哲也
所在地：〒321-0911 栃木県宇都宮市問屋町3172-10
ＵＲＬ：https://www.ricoh.co.jp/sales/branch/tochigi/